Thủ tục cấp trích lục bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc khi đăng ký khai sinh tại Cơ quan đại diện

Câu hỏi: Tôi và chồng tôi kết hôn tại Nga, sinh cháu ở bên đó, có làm giấy khai sinh ở Đại sứ quán Việt Nam ở Nga. Nay tôi về nước cho cháu đi học thì không xin được bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc, vậy tôi phải đến đâu để xin?

Chào bạn, với nội dung câu hỏi của bạn, Văn phòng luật sư Đỗ Trung Kiên và cộng sự tư vấn như sau:

Thủ tục cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch với các trường hợp đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP. Cụ thể, Điều 18 quy định:

“1. Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Bộ Ngoại giao thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
3. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Bộ Ngoại giao được thực hiện tương tự quy định tại khoản 2 Điều này”.

Như vậy, vì hiện nay gia đình bạn đã về Việt Nam cư trú, do đó, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch cho gia đình bạn sẽ là Bộ Ngoại giao. Do đó, để được cấp trích lục bản sao giấy khai sinh cho con từ sổ gốc, bạn thực hiện những công việc sau:

– Trước hết, bạn tới Cục Lãnh sự của Bộ Ngoại giao (địa chỉ: 40 Trần Phú, phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội) xuất trình Giấy khai sinh (bản chính) của con bạn và giấy tờ chứng minh nhân thân đề nghị được cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc. Cán bộ, công chức tại Cục Lãnh sự sẽ kiểm tra việc chuyển lưu Sổ hộ tịch từ Đại sứ quán Việt Nam tại Nga về Bộ Ngoại giao Việt Nam. Nếu Sổ hộ tịch đã được chuyển lưu, cùng với việc bạn nộp đầy đủ giấy tờ hợp lệ và lệ phí, Cục Lãnh sự sẽ cấp bản sao giấy khai sinh cho con bạn. Việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao  được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Trong trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Đại sứ quán Việt Nam ở Nga chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao đề nghị Đại sứ quán Việt Nam tại Nga cung cấp thông tin. Đại sứ quán tại Nga có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Đại sứ quán ở Nga, Bộ Ngoại giao sẽ cấp cho bạn bản sao giấy khai sinh của con.

Tất nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn cách thức gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Trường hợp này, cùng với hồ sơ, bạn phải gửi nộp kèm theo lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch và chi phí trả kết quả qua hệ thống bưu chính.